Att interagera via videomöten har, i och med COVID-19, blivit en del av det nya normala. Men att leda team som är virtuella, det vill säga tillfälligt eller permanent geografiskt utspridda, hör fortfarande till en av nutidens ledarskapsutmaningar. Det kan därför vara väl värt att ta sig en funderare på hur ledarskapet av ett virtuellt team i praktiken ska gå till. Vad finns det för olika aspekter att ta i beaktning när man nästan bara träffas under videomöten?
Förväntningar och riktlinjer
För att videomöten och digital coaching ska bära i längden är det av största vikt att diskutera de gemensamma förväntningarna från såväl ledare som teammedlemmar. I en digital miljö där man inte har samma möjligheter att leda sitt team från en gemensam plats kan det vara svårare att plocka upp nyanser och grus i kugghjulet under samarbetets gång. När enkla missförstånd inte kan lösas genom att sticka in huvudet i rummet bredvid ökar således behovet av både tydliga förväntningar och riktlinjer – redan från start.
Men lika viktigt som det är att skapa tydliga förväntningar och riktlinjer, likväl måste man jobba med att fortsatt upprätthålla dem genomgående under arbetet. Om nya teammedlemmar tillkommer under projektets gång bör förväntningar och riktlinjer lämpligen upprepas samt under onboardingen efterlevas. Med fördel bör man försöka uppnå ett så öppet klimat att även teammedlemmarna håller varandra ansvariga och där avvikelser från teamets överenskommelser resulterar i direkt feedback. Ett sätt att göra detta på kan vara att under de gemensamma möten inleda med en check-in eller feedback-runda där alla i teamet (inklusive ledaren) får en chans att stämma av nuläget – både jobbmässigt och privat. Detta möjliggör för teammedlemmar likväl som ledare att kunna gemensamt säkerställa att man har koll på varandras sinnesstämning och nuläge men även att man delar samma bild av arbetets progress.
Digital coaching och teamets sammansättning
Att projektleda genom videomöten, digital coaching och mentorskap är svårare än projektledning ansikte mot ansikte. Som ledare under dessa omständigheter, handlar det kanske inte så mycket om att uppfinna hjulet på nytt utan kanske främst förstärka de goda ledaregenskaper och praxis man samlat på sig.
Sammansättningen av teammedelemmar sätter även de sina krav på ledarskapet av ett virtuellt team. När man inte kan samlas gemensamt under ett och samma tak, kan det (på gott och ont) vara svårare att säkerställa gemensamma arbetssätt och arbetstider. Bland annat kan det handla om allt från att parera geografiska tidsskillnader (om man befinner sig i olika länder), till olika metodiker och sense of urgency. I och med att interaktion ofta blir mindre spontan när den förs över digitala forum, kan det vara klokt att utöver teamens möten även jobba med korta 1-on-1-möten (ledare till teammedlem). Virtuella team kräver ofta än mer ledarskap samt lägger ofta ännu större ansvar på den individuella ledaren att säkerställa ett fungerade samarbete och en tydlig samhörighet inom teamet. Med 1-on-1-möten ges ledaren chansen att kunna snappa upp hur de anser att samarbetet fungerar samt vad de behöver för att fortsatt jobba framgångsrikt.
Att träffas – på riktigt
Det är ofta svårt att få gehör för detta i en kortsiktig budget. Dock förändras inte den långsiktiga sanningen: effektivitet i ett team bygger på de inbördes relationerna. Och relationsbyggande sker allra bäst i verkliga livet snarare än under videomöten.
En minimumförutsättning är att träffas när teamet precis satts samman, så snart en ny teammedlem ansluter sig och därtill allra minst två gånger om året. Vid dessa träffar bör majoriteten av den värdefulla tiden tillsammans spenderas med att just bygga relationer och tillit. Fokus på att istället kortsiktigt riva av ett antal viktiga arbetspunkter får helt enkelt vänta, då det här angreppssättet kommer att återbetala sig i längden.
Att inte träffas, men ses ändå – via videomöte
Efter COVID-19 har videomöten blivit ett stående inslag i många företags vardag. Många har nu tagit del av ett nytt sätt att leda sin möten på – ett sätt som dessutom möjliggör en större geografisk spridning och tidsmässig effektivitet. Att dessutom ha sin kamera påslagen under ett videomöte kan bidra mycket till att känna sig som en del av ett team eller sammanhang. Det kan även möjliggöra för att ta del av varandras kroppsspråk och mimik, som annars hade gått miste över ett vanligt telefonsamtal eller ett videolöst möte. Men man bör även se över att tillgängliggöra enkel kommunikation, för att diskutera allt från enkla jobbärenden till att kunna check-in lägesmässigt. Det kommer att göra underverk för känslan av att tillhöra samma team.
Kommunicera mycket och med kvalité
I många fall är för många mottagare i ”Kopia”-fältet på ett mail nära nog en dödssynd. För virtuella team som till större delen träffar varandra under videomöten kan det dock vara ett mycket bra sätt att hålla alla uppdaterade och skapa samhörighet.
Minst ett samlande mail från den digitala coachen kring det gemensamma arbetet är bra, men än nyttigare är ett statusmail från varje teammedlem. Och när det kommer till telefon- och videomöten gäller tydliga riktlinjer: inga sidoaktiviteter, inget mailande, inget DM:ande , eller mute på mikrofonerna. Om videomötet inte till allra största del är relevant och givande för deltagarna är det mötets syfte, agenda och sammansättning som är problemet, inte mediet i sig.
Var bryggan!
Nej, det är ingen Yoga-övning. Men som digital coach för ett virtuellt team är det du som sätter tonen för allt som sker i teamet. Det är du som ytterst kan genomföra förbättringar, så var beredd på att resa mer än de övriga i teamet och besök dina teammedlemmar. Ta upp utmaningarna med ett virtuellt team samt videomöten till diskussion och var lyhörd för förändringsförslag och feedback.
Är ni intresserade av att prata vidare kring hur man i projekt jobbar med virtuella team eller digital coachning? Tveka inte att ta kontakt med oss, så tar vi gemensamt vidare diskussionen.
