Stakeholder management i ett projekt
Stakeholder management fokuserar på att hantera förväntningar som finns kring ett projekt – både kring vad projektet levererar och hur man arbetar i det. För att en intressent ska vara nöjd måste således både framfart och leverans möta hens förväntningar. Några av förväntningarna fångas upp som krav, andra fångas upp i kommunikationsplanen och en del uttrycks löpande i projektet. När det gäller krav på projektet är det viktigt att dokumentera både kraven på arbetet och resultatet.
Det är också viktigt att ställa förväntningar på intressenterna. Med stakeholder management behöver du prata realistiskt om förväntningarna på ett projekt och vara tydlig i din kommunikation. Tänk dig ett biobesök som exempel, där man ska se en film som höjts till skyarna av alla recensenter. Sannolikheten är då stor att man blir besviken till skillnad från när man inte läst någon recension alls. På samma sätt fungerar projekt – man måste hantera förväntningarna.
Utöver förväntningar handlar stakeholder management om att minska risken för negativa reaktioner och rykten. Genom att förstå, involvera och bygga relationer till projektets intressenter ökar du sannolikheten för att de vill stödja projektet och vara dess ambassadörer.
Kommunicera med intressenter
Det är viktigt att med stakeholder management låta intressenterna förstå vad projektet kan leverera, hur det påverkar dem och hur arbetet kommer att kommuniceras med dem. Om detta inte är tydligt finns en risk att intressenterna blir missnöjda. Lägg därför tid och energi på att tillsammans med de viktigaste intressenterna definiera vad ett lyckat projekt innebär och kommunicera ut det. På så sätt kan alla tydligt se vilka framgångskriterierna är.
För att skapa en genomgående förståelse av ens intressenter och hur man i anslutning bör jobba med stakeholder management kan det vara en god idé att utarbeta ett systematiskt angreppssätt. Att rent praktiskt jobba utefter ett dokument där man samlar all data kring stakeholder management samt tydliggör intressenternas prioritetsordning, hur de kommer att påverkas av projektet, vilken förståelse de har för det arbete som ska utföras, och så vidare. Vi på Arkatay har sedan tidigare god erfarenhet av att sätta upp den här typen av mallar och hjälper er gärna med att, på ett ändamålsenligt vis, sätta upp en struktur för hur man kan jobba med samling av den här typen av information.
Att inte lägga ner tillräckligt med tid och ansträngning i att bearbeta sina intressenter och ställa deras förväntningar för att t.ex. kunna spara tid i projektet kan lätt istället bli en björntjänst för alla inblandade. Att inte kratta för sig själv i rollen som projektledare genom att ha tagit i beaktning förväntningar om projektets framfart och prioriteringar kan lätt skapa många sura miner bland intressenter den dag något i projektet inte går som planerat – som det så lätt kan göra, inte allt går att styra över. Genom att aktivt jobba med stakeholder management genomgående under ett projekt, kan man som både projektledare och -ägare säkerställa att man jobbar utefter och kan förverkliga rimliga förväntningar.
Hur jobbar du som projektledare med stakeholder management? Fångar du upp och ställer förväntningar hos dina intressenter? Kontakta oss gärna så kan vi diskutera vidare hur just er organisation kan jobba mer ändamålsenligt med stakeholder management.
