Arkatay logga

Tips till effektiva möten

Vi har alla suttit i vår beskärda del av ineffektiva möten – allt från de som hade kunnat vara ett mail eller samtal över telefon, till de som aldrig verkar ta slut men likväl heller aldrig verkar leda någonstans. Som projektledare, såväl som projektdeltagare, är dessa mötes-scenarion oerhört frustrerande. Så, av den enkla anledningen vill vi delge några viktiga tips (baserat på vår egen erfarenhet som både facilitatorer och mötesdeltagare), som du kan använda för att bidra till effektiva(re) möten. Oavsett vilken roll du iklär dig under mötets gång, lovar vi att du kommer att märka skillnad.

Tips till nästa möte

  • Syfte. Vad är syftet med mötet? Tänk noga efter om det är viktigt att träffas och ta andras dyrbara tid i anspråk. Skicka en agenda till mötesdeltagarna i god tid innan mötet. I agendan bör det framgå vad som förväntas av respektive mötesdeltagare, inför och under mötet.
  • Förberedelse. Förbered dig noga som ordförande/mötesdeltagare innan mötet. Läs igenom bifogat material och om något är oklart kontakta mötesordföranden. Var proaktiv som mötesordförande och se till att teknik kommer att fungera för alla på mötet samt att ev. presentationer är redo att delas.
  • Börja i tid. Mötet bör alltid starta på utsatt tid. Som mötesdeltagare, kom i god tid  och ha tid för att vara redo mentalt när mötet börjar. En försening av mötet kostar tid (och i längden, pengar). Även om inte alla kallade har kommit bör mötet starta enligt devisen ”Frånvaro får inte hindra framdrift”. En majoritet ska inte vänta på en minoritet.
  • Närvarande. Stäng av och lägg ifrån er alla mobiltelefoner/iPads/datorer och var mentalt närvarande och fokuserade på mötet. Visa denna respekt gentemot alla mötesdeltagare samt mötesordförande. Störande ljud tar mycket tid från ett möte och bristande närvaro minskar graden av effektivitet samt framdrift.
  • Dokumentation. Be någon skriva minnesanteckningar. Less is more, d v s endast det som behöver följas upp ska dokumenteras. 
  • Avsluta i tid. Som mötesordförande är det viktigt att hålla koll på mötestiden, disponera den väl samt se till att mötet avslutas i tid. Respektera att mötesdeltagare har bokat in mötestiden i kalendern och kanske ska vidare på andra möten efter detta. Ett mycket effektivt tips är att informera mötesdeltagarna hur lång tid som är kvar t.ex. ”Nu är det 5 min kvar och vi ska hinna sammanfatta mötet”. 
  • (Bonus). Som ett bonustips vill vi även skicka med dig att tidsbegränsa eventuella diskussioner eller medskick. Använd t.ex. ett timglas alternativt ett papper att visa mötesdeltagaren, som blir alltför långrandig (finns alltid sådana), nu är det endast ”1 minut kvar!”. 

Ta gärna med dig dessa tips till ditt nästa möte och testa dig fram. Vi önskar dig många effektiva möten i framtiden. LYCKA TILL!

Dela:

person som målar

Måla målbilden: skapa klarhet i ditt projekt

Ledarskap utefter kontext och behov

Självstyre i Praktiken

Driva innovation genom självorganisering

Kontakta oss!

Arkatay logga

Arkatay Consulting AB

Gustav Adolfs Torg 43 211 39 Malmö Sverige

Utbildning: [email protected]

Copyright © 2022 Arkatay Consulting AB. All rights reserved. PMP, CAPM, PMI-ACP, PMI-RP, PMI-SP, PgMP, PMI, PMBOK are all registered marks of the Project Management Institute, Inc. PRINCE2® / PRINCE2 Agile® / MSP® / M_o_R® / MoP® / MoV® are registered trademarks of the PeopleCert group. Used under licence from PeopleCert. All rights reserved.

Get in touch with us!

Kontakta oss

Johanna Fransson håller utbildning

14 juni - 18 juni

Project Management in practice

Project Management in Practice är en 3-dagars grundläggande utbildning som riktar sig till individer som strävar efter att fördjupa sina kunskaper inom projektledning. Ta steget och anmäl dig här!