Nyckeltal och andra mätetal används med fördel i kommunikationen såväl inom projekt som med externa intressenter. Genom att välja ut och förankra dessa mätetal i ett tidigt skede skapas förutsättningar för att alla, projektmedlemmar så väl som externa intressenter, delar samma bild av projektets status. På så sätt bidrar väldefinierade nyckeltal och mätetal till att beslut kan fattas baserade på fakta och att osäkerhetsfaktorn minskas. Med vad kan vara nyttigt att tänka på när man arbetar med nyckeltal i projekt och som en del av stakeholder management?

 

Gemensam bild av verkligheten

Om du inte kan erbjuda dina intressenter något som kan mätas blir det svårt att visa på att deras förväntningar faktiskt blir tillgodosedda inom projektet. Genom att definiera bra mätetal skapas förutsättningar för att agera och arbeta proaktivt, istället för att finna sig i ett läge där man endast kan arbeta reaktivt. Kännetecknande för bra mätetal är att de kan mätas och vidare presenteras som siffror, procent, kronor eller betyg (1–5, positiv/neutral/negativ osv.). Låter kanske som en självklarhet, men många gånger är det lätt att landa i mätetal där resultatet snarare vilar på subjektiva åsikter snarare än mätbara data. Mätetal som inte kan mätas och följas upp regelbundet tillför inget värde.

 

Men vad kan då användandet av mätetal bidra med i arbetet med projekt och projektledning? Några exempel vi erhållit är bl.a.:

  • Kan agera som drivers för att berätta om vi är på rätt väg att nå målet/milstolpen (delger om vi förbättrar eller försämrar oss),
  • Möjliggör att kunna fånga upp misstag tidigt och agera på dem innan de får ytterligare konsekvenser,
  • Väldefinierade och förankrade mätetal bidrar med bra underlag för faktabaserade beslut,
  • Bidrar till att förbättra framtida estimat,
  • Ger tydliga indikationer på hur projektet mår,
  • Kan måla en bild för intressenterna hur väl deras förväntningar uppfylls,
  • Möjliggör mätning av värden utanför de tre traditionella faktorerna (tid, pengar, innehåll).

 

För att lyckas med att framgångsrikt definiera mätetal är det viktigt att det grundas i ett uttalat behov eller syfte. Det behöver även finns någon form av jämförelsetal eller nuläge att ställa det aktuella mätetalet mot – om inte, är det svårt, för att inte säga omöjligt, att dra några slutsatser. Slutligen är det viktigt att tolkningen av mätetalen förankras i projektet och hos intressenterna, för att undvika missförstånd eller oklarheter kring vad det är vi mäter och i vilket syfte. Likaså måste rapporteringsstrukturen definieras, från de enskilda mätningarna hela vägen upp till en kontrollpanel (dashboard).

 

Säkerställande av effekthemtagning

Användandet av nyckeltal är nog mer känt och hemvant för många, i jämförelse med andra typer av mätetal. Fokus på lönsamhet, stabilitet och effektivt är hygienfaktorer för framgångsrika företag (och projekt), vilket gör konsten att kunna mäta dessa värden avgörande. Men hur säkerställer vi att vi får ut så mycket värde som möjligt av våra nyckeltal?

  • Se över mängden nyckeltal,
    • Hur många nyckeltal behövs för att visa på projektets framdrift och status?
  • Hur ofta de ska mätas,
    • Med vilken frekvens behöver/kommer vi att samla in och sammanställa datan?
  • Säkerställ ägandeskap,
    • Vem ansvarar för detta nyckeltal?
  • Se över komplexiteten,
    • En fara med alltför komplexa nyckeltal är att de blir för svåra att tolka och kommunicera.
  • Tydligt syfte,
    • Hur avser vi att använda nyckeltalen? Kommer de att t.ex. användas som riktmärke för verksamheten?

Det är viktigt att du som projektledare säkerställer att alla intressenter har förstått innebörden av de överenskomna nyckeltalen. I annat fall riskerar du att hamna i långa diskussioner kring tolkningar, istället för att fokus på resultatet och nästa steg. Beroende på mognadsgraden i organisationen eller projektet (erfarenhet, projektvana osv.) kan det vara en idé att sätta upp workshops kring nyckeltal. Att i inledningen av ett projekt skapa en gemensam förståelse kring hur nyckeltalen ska tas fram, mätas, presenteras och vilket värde de kommer att generera kan vara oerhört värdefullt – inte minst för intressenterna i ditt projekt. Genom att säkerställa att alla har en gemensam kunskapsgrund att stå på, krattar du även för möjligheten till ett mer framgångsrikt samarbete.

 

Graden av komplexitet i projekt påverkar

Ju mer komplext ett projekt är, desto mer tid och omtanke behöver vigas åt att identifiera, mäta och rapportera nyckel- samt övriga mätetal. Men desto högre komplexiteten är, desto mer nytta kan tydligt definierade nyckel- och mätetal bidra med. Vad som utgör ett komplext projekt kan vara något subjektivt, men några tumregler brukar vara:

  • Målet ändras över tid beroende på nya insikter hos beställaren eller hur marknaden utvecklas,
  • Längden på projektet:
    • Ett projekt som pågår flera år är svårare att överblicka än ett projekt på tre månader,
  • Antalet intressenter:
    • Ett projekt med många olika intressenter riskerar oftare att träffa på behov eller prioriteringar som står i konflikt med varandra,
  • Dålig kontinuitet avseende
    • Resurser:
      • ex. om ledande roller tillsätts med resurser som kommer och går under projektets gång.
    • Förutsättningar.
      • Detta kan gälla allt från kostnader för upphandlingar till konkurrensen på marknaden eller den politiska situationen i det aktuella landet där projektet genomförs.

 

Vill du läsa mer på ämnet kan vi rekommendera boken ”Project Management Metrics, KPIs, and Dashboards” av Harold Kerzner.

 

Är du nyfiken på hur vi arbetar samt hur vi kan bistå just er organisation med era pågående eller stundande projekt och förändringar? Tveka då inte att ta kontakt med oss vi formuläret nedan.