För Arkatay är den av Project Management Institute (PMI) anordnade PFP något av en årlig höjdpunkt i kalendern. Vi har under många år varit en del av konferensen, både som utställare, programansvariga och talare, och i år var inget undantag. Två av våra kollegor, Anna Torkelstam och Klas Skogmar, klev själva upp på scenen under dag två, men om det skriver vi mer i en separat artikel.
En mötesplats med eget temperament
Det första som slår en när man kliver in på Münchenbryggeriet är ljudnivån. Inte den från scenerna, utan från sorlet. PFP är en plats där människor känner varandra, och kära återseenden avlöser varandra på vägen mellan föredragen. Det är något ovanligt familjärt över det hela, en värme som inte alla branschsammankomster lyckas skapa. Samtidigt är PMI:s grundton internationellt välkomnande, vilket gör att även den som kommer dit för första gången snabbt hittar in i samtalen och de intressanta dialogerna.
Lokalen var väl vald. Münchenbryggeriet rymmer väl de cirka 350 närvarande utan att kännas trång, och är samtidigt tillräckligt kompakt för att man ska stöta på samma ansikten flera gånger under dagen. Det är i de där upprepade mötena, i kaffekön, vid montrarna, mellan sessionerna, som mycket av det verkliga värdet uppstår.
3 röda trådar genom programmet
Med fyra parallella scener är det omöjligt att fånga allt som sades, men några tydliga linjer löpte genom årets program.
Den första handlade om förändringsledning. Vår kollega Emma Fredriksson, själv certifierad inom både PRINCE2 och Prosci, satte fingret på något när hon konstaterade att förändringsledning länge har behandlats styvmoderligt i förhållande till den klassiska projektledningen, men att det fältet nu vinner alltmer mark. På scen efter scen lyftes tanken att en lyckad leverans inte är värd mycket om förändringen aldrig landar hos människorna den är till för. Som Emma uttryckte det, det är som att säga att operationen lyckades men patienten dog. Det är en utveckling vi på Arkatay välkomnar varmt, eftersom det speglar hur vi själva ser på hantverket.
Den andra tråden handlade om verktyg och människor. Kevin Sällberg, en av våra kollegor som var på plats båda dagarna, noterade att inflödet av digitala stöd för projektledning är större än någonsin, vilket är roligt att se. Det betyder att fler organisationer aktivt söker sätt att förbättra sin styrning. Men, som Kevin också påminde om, ett verktyg blir aldrig bättre än de beteenden, processer och människor som omger det. Den som tror att en ny plattform i sig löser något kommer snart att märka motsatsen.
Den tredje tråden, kanske den finaste av dem alla, handlade om kultur. Här var det Klas Skogmars Open Space och Anna Torkelstams scenframträdande som satte tonen för många av oss. Annas budskap, att vi sprider kultur genom vårt sätt att driva förändring, fastnade hos flera i Arkataygänget. Det är ett perspektiv som ligger nära vårt hjärta, och något vi tar med oss in i våren.
Verktygslandskapet växer
En sak som är värd en egen reflektion är just mängden projektverktyg som ställde ut i år. Bland årets utställande partners fanns etablerade namn som Antura, Planisware, cplace och Asana, tillsammans med Smartsheet, Zoho Projects, Favro, itdesign, Bluehive och Context&. Det är slående hur den marknaden vuxit på bara några år, och vilken bredd av perspektiv leverantörerna representerar. Allt från klassiska portföljverktyg till AI-stödda assistenter och visuella samarbetsplattformar. Den som vill orientera sig i landskapet får i dag göra det mer noggrant än någonsin, för utbudet är stort och skillnaderna verkliga.
Samtidigt påminner det oss om något vi ofta säger till våra kunder, och som Kevin redan satt ord på ovan. Verktyget är aldrig svaret. Det är en hävstång, och en hävstång fungerar bara om det finns något stadigt att luta den mot. Klokheten ligger i att börja med människan, processen och syftet, och först därefter välja det stöd som passar.
M.O.R.E. och kraften i det evidensbaserade
Ett av de mest värdefulla inslagen för oss som följer fältet på djupet är PMI:s arbete med M.O.R.E. Vår kollega Mattias Georgson Petrén, som själv har engagerat sig i både PMI och PFP i många år, lyfte särskilt det här som något den svenska publiken borde få mer av. Och han har en poäng. Det här är ett av de mer ambitiösa initiativen som rört sig genom projektledningsvärlden på länge.
För den som inte stött på begreppet tidigare så är M.O.R.E. resultatet av PMI:s hittills största forskningsinsats. Under 2024 samlades över tio tusen projektledare från olika branscher och geografier in via en omfattande enkät, kompletterad med drygt etthundrafemtio djupintervjuer med praktiker, chefer och akademiker. Allt under paraplyet PMI:NEXT, det strategiska program som lanserades i januari 2024 för att vässa hur PMI ska stötta professionen framåt.
Det som tonar fram ur arbetet är ett ganska grundläggande perspektivskifte. Historiskt har projektframgång mätts i de klassiska tre dimensionerna scope, budget och tid. M.O.R.E. utmanar den synen på allvar och menar att det inte räcker längre. Ett projekt kan landa exakt enligt plan och ändå misslyckas med att skapa det värde det var tänkt att leverera. På samma sätt kan ett projekt som halkar över sina ursprungliga ramar ändå bli en succé, om det levererar något som de viktigaste intressenterna upplever som verkligt värdefullt. Med andra ord, vi behöver flytta blicken från project management success till project success.
Vad innebär M.O.R.E.?
Själva akronymen står för fyra principer som tillsammans försöker fånga vad det innebär i praktiken.
Manage Perceptions handlar om att projektets framgång till syvende och sist avgörs av hur kunder, ledning och andra nyckelintressenter upplever värdet i förhållande till insatsen. Värde är inte en objektiv siffra i en slutrapport, utan en känsla i magen hos de människor projektet är till för.
Own Success uppmanar projektledaren att ta ett bredare ägarskap. Att inte stanna vid att leverera enligt mandat och kravspecifikation, utan att ta ansvar för att det som lämnas över faktiskt skapar nytta, både den påtagliga och den upplevda.
Relentlessly Reassess påminner oss om att förändring är det enda konstanta. Värdet av ett projekt måste prövas om och om igen tillsammans med intressenterna, och planerna måste våga justeras när verkligheten gör det.
Expand Perspective lyfter blicken ytterligare. Varje projekt har effekter som sträcker sig bortom själva leveransen, in i organisationens strategi, in i samhället, ibland in i världen. Den dimensionen behöver vi bära med oss i hur vi planerar och utvärderar.
För oss på Arkatay känns det här hemtamt på ett sätt som är svårt att beskriva. Sedan starten har vårt syfte varit hållbar framgång i projekt och förändringar, och just ordet hållbar har för oss alltid handlat om mer än miljö. Det handlar om resultat som faktiskt består, om människor som mår bra på vägen, och om värde som upplevs som verkligt av dem det berör.
Det vi tar med oss
Personligen missade jag större delen av dag två, vilket är synd, men kollegornas berättelser efteråt har gett mig en god bild av vad jag gick miste om. Och kanske är det också en av PFP:s finaste sidor. Konferensen lever vidare i samtalen efteråt, i fikarummet, på tåget hem, i de små reflektionerna som dyker upp veckorna efter. Det är där insikterna börjar bli till praktik.
Det vi som bolag tar med oss från årets upplaga är en bekräftelse på att vi rör oss åt rätt håll. Förändringsledning får den plats den förtjänar, människan står i centrum även när tekniken accelererar, och kulturen byggs i hur vi gör, inte i vad vi säger. Vi går från Stockholm med fulla anteckningsblock, nya kontakter och en förnyad lust att fortsätta utveckla projektledarprofessionen tillsammans med våra kunder och kollegor i branschen.
Och vi ses igen nästa år.
