Inventering av projektledarkompetens

Välkommen till Arkatay Consultings inventering av projektledarkompetens. Syftet med materialet på denna hemsida är att underlätta att svara på frågorna som ingår i kompetensinventeringen.

Vill du veta mer om kompetensområden, kompetenselement eller hur enkäten fungerar? Öppna då vår E-learning som du ska ha fått en länk till.

Frågor och svar, angående kompetensinventeringen

Tolkning av poängskalan, självskattning

Fråga: Jag undrar över vad som avses med komplexa uppdrag i samband med skalan för självskattning av kompetens. Vad menas med ett enkelt, komplext och mycket komplex uppdrag?

1 – Känner inte till och / eller kan inte alls tillämpa
2 – Känner till men kan tillämpa endast i begränsad omfattning
3 – Förstår och kan tillämpa i enkla uppdrag
4 – Förstår och kan tillämpa i komplexa uppdrag
5 – Förstår och kan tillämpa i mycket komplexa uppdrag
6 – Expert, kan utveckla och optimera

Svar: Det finns ingen generell regel som ger en tydlig översättning för alla typer av projekt. Här är ett par exempel som kan användas som stöd för tolkning:

  • Enkelt uppdrag – Ett uppdrag med beprövad teknik, ett installations tillfälle och en driftsättning innan överlämnade till driften (installation av blåsmaskin, modernisera pumpstation).
  • Komplext uppdrag – Ny teknik och/eller flera etapper med flera installationer och flera driftsättningar.
  • Mycket komplext uppdrag – Nytt verk (nya Sjölunda), ny avloppstunnel från Lund till Malmö, utbyte av samtliga styrsystem på alla verk och pumpstationer till ett nytt VA syd gemensamt system.

1. Perspektiv

1.1.1 Anpassar efter organisationens uppdrag och vision

Här ska du bedöma din förmåga att överföra organisationens uppdrag, vision och strategi till projektet och vid behov korrigera projektet mot organisationens syfte.

Exempel på tillämpning är att:

  • Vara medveten om organisationens uppdrag och vision.
  • Anpassa projektets mål till organisationens uppdrag och vision.

1.1.3 Fastställer, bedömer och granskar projektets kritiska framgångsfaktorer

Här ska du bedöma din förmåga och kunskaper att urskilja, definiera, tolka och prioritera projektets kritiska framgångsfaktorer, det vill säga de faktorer som är kritiska för projektets framgång. Framgångsfaktorernas betydelse kan variera beroende på faktorer i omgivningen och dynamiken i projektet. Därför är det viktigt att regelbundet kontrollera att de kritiska framgångsfaktorerna är relevanta.

Exempel på tillämpning är att:

  • Härleda och/eller ta fram kritiska framgångsfaktorer för projektet.
  • Regelbundet kontrollera att framgångsfaktorerna är relevanta.
  • Använda kritiska framgångsfaktorer för att för att hantera intressenter.
  • Använda kritiska framgångsfaktorer för att utveckla incitament/belöningar och skapa förutsättningar för motivationen i teamet.

1.2.1 Känner till principerna för projektledning och hur de ska tillämpas

Här ska du bedöma din kunskaper kring konceptet för projekt och projektbaserad ledning. Här ingår också projektmognadskonceptet för organisationer, vilket omfattar organisatorisk kompetens, projekt- och programkompetens och medarbetarnas kompetens.

Exempel på tillämpning är att:

  • Förstå vad ett projekt innebär i praktiken och känner till principerna för projektledning.
  • Förklara egenskaperna hos en funktionell, projekt- och matrisorienterad organisation och identifierar dem i praktiken.
  • Förstå och identifiera en organisations projektmognad.

1.2.2 Känner till principerna för programledning och hur de ska tillämpas

Här ska du bedöma din kunskap om hur programledning tillämpas. Hur ser beroendena ut mellan projekt och program samt mellan projekten i samma program.

Exempel på tillämpning är att:

  • Skapa och underhålla gränssnitt mellan projekt och program samt även mellan projekt och andra projekt i samma program.
  • Förklara egenskaperna (Mål, resultat, nytta) hos aktuellt program.
  • Förklara konceptet för programledning.

1.2.3 Känner till principerna för portföljledning och hur de ska tillämpas

Här ska du bedöma din kunskap om hur portföljhantering tillämpas, vilka insatser och resultat som krävs och hur projekten påverkar portföljen.

Exempel på tillämpning är att:

  • Förklara portföljens egenskaper (framgångsfaktorer, nyckeltal mm).
  • Känna till konceptet för att styra portföljen.
  • Känna till hur man kommunicera inom en portfölj för att leda ett projekt väl.

1.3.4 Identifierar och ser till att projektet följer principerna och målen för hållbarhet

XXX

1.5.1 Anpassar projektet efter organisationens formella kultur och värderingar

Här ska du bedöma din förmåga att anpassa projektet till organisationens värderingar. Det handlar om att avgöra hur olika kulturella aspekter kan påverka projektet och ta hänsyn till dem i strategin för projektet.

Exempel på tillämpning är att:

  • Känna till och respektera organisationens formella och informella normer, krav och värderingar.
  • Vara medveten om vad formella normer, krav och verksamhetens värderingar med mera innebär för för projektet.
  • Tillämpa organisationens regelverk (till exempel policy och kultur).

1.5.2 Bedömer organisationens informella kultur och värderingar och hur de påverkar projektet

Här ska du bedöma din förmåga att avgöra hur organisationens kulturella aspekter kan påverka projektet och ta hänsyn till dem i strategin för projektet. Utöver de formellt uttalade kulturella aspekterna finns det alltid en informell kultur som påverkar vardagen. Det är denna informella kultur som du ska identifiera och ta hänsyn till som projektledare.

Exempel på tillämpning är att:

  • Identifiera den informella kulturen.
  • Analysera och tydliggöra den informella kulturen för att kunna agera på den.

2. Ledarskap

Kompetensområdet Ledarskap handlar om individens personliga och sociala kompetens. Här ingår den personliga och sociala kompetens som krävs för att delta i eller leda projekt.

2.1.1 Identifierar och reflekterar över hur egna värderingar och erfarenheter påverkar arbetet

Här ska du bedöma din förmåga att förstå varför andras tolkningar av skeenden skiljer sig från din tolkning. Genom att förstå detta kan du minska effekten av förutfattade uppfattningar. 

Exempel på tillämpning är att:

  • Reflektera över egna värderingar.
  • Låta egna värderingar och ideal avspegla sig i beslut.
  • Kommunicera om sina egna principer och personliga krav.
  • Uttrycka och diskutera egna erfarenheter.
  • Sätta egna erfarenheter i perspektiv.
  • Använda egna erfarenheter för att utforma hypoteser om människor och situationer.

2.1.4 Organiserar det egna arbetet efter situationen och de egna resurserna

Inga situationer är kopior av en tidigare, de är varianter på varandra. Detta ställer krav på att kontinuerligt planera, prioritera och balansera de olika arbetsuppgifterna effektivt och ändamålsenligt.Det handlar om att förbereda sig för olika eventualiteter och att därmed skapa ett handlingsutrymme.

Exempel på tillämpning är att:

  • Dokumentera sin tidsplanering.
  • Prioritera mellan rivaliserande krav.
  • Säga nej när det behövs.
  • Ta in resurser när det behövs.
  • Anpassa sitt språk.
  • Utveckla en situationsanpassad taktik.

2.2.2 Främjar hållbara resultat och effekter

Här ska du bedöma din förmåga att fokusera på att skapa hållbara lösningar även i en miljö som arbetar med tidsbegränsade uppgifter. Hållbarhet handlar inte bara om social jämlikhet, miljöskydd eller ekonomiska resultat. Det handlar också om att beakta de långsiktiga effekterna av ett beteende.

Exempel på tillämpning är att:

  • Agera proaktivt för att hantera hållbarhetsfrågor i sina lösningar.
  • Ta hänsyn till och ta med effekterna på lång sikt i lösningen.

2.2.3 Tar ansvar för egna beslut och handlingar

Bedöm vilken förmåga du har att ta ansvar för de beslut som du tar. Det betyder att du står fast med tagna beslut och överenskommelser. Du känner ansvar för teamets framgång och alla intressenters räkning. 

Exempel på tillämpning är att:

  • Ta fullt beslut för egna beslut och handlingar.
  • Visa att du tar ansvar för resultatet – både positivt och negativt.
  • Fatta beslut och hålla överenskommelser med andra.
  • Ta itu med personliga och professionella brister som hindrar professionell framgång.

2.2.4 Agerar, fattar beslut och kommunicerar konsekvent

Bedöm vilken förmåga du har att uppfattas som konsekvent. Det betyder att dina handlingar är förutsägbara utifrån ett tidigare agerande. Det betyder att dina ord och handlingar stämmer överens med varandra. 

Exempel på tillämpning är att:

  • Sträva efter att ord och handling stämmer överens.
  • Använda liknande metoder för att lösa problem av liknande art.

2.2.5 Fullgör sina uppgifter noggrant för att skapa förtroende hos andra

Det handlar om att utföra sin åtagande noggrant och omsorgsfullt med målet att andra ska känna förtroende för en. Bedöm vilken förmåga du har att fullfölja löften och överenskommelser. 

Exempel på tillämpning är att:

  • Utföra arbetsuppgifter noggrant och omsorgsfullt.
  • Vinna förtroende genom att utföra arbetsuppgifterna till belåtenhet.

2.4.2 Bygger, möjliggör och bidrar till sociala nätverk

Bedöm din förmåga att bygga sociala nätverk för dig själv och andra. På lägsta nivån går en person med i ett nätverk och bidra. På andra nivån skapar individen själv nya nätverk och cirklar. På högsta nivån ger du andra tillgång till ditt nätverk

Exempel på tillämpning är att:

  • Vara med i olika nätverk.
  • Skapa nätverk.
  • Organisera evenemang för nätverk.
  • Möjliggöra stöd för nätverkande.

2.4.5 Berättar om egen vision och egna mål för att skapa engagemang hos andra

Bedöm din förmåga att skapa engagemang för en uppgift. Att engagera människor handlar om att få dem att känna eget ansvar för att skapa bra resultat. Det handlar också om att kunna kommunicera en vision.

Exempel på tillämpning är att:

  • Agera som förebild.
  • Kommunicera vision, mål och förväntad effekt.
  • Bjuda in till diskussion och låta andra delta.
  • Be om åtagande.
  • Ta individuella bidrag på allvar.
  • Betonas allas betydelse och engagemang för att nå framgång.

3. Metodik och verktyg

Kompetensområdet Metodik och verktyg handlar om centrala projektkompetenser. Här ingår de specifika metoder, verktyg och tekniker som används för att lyckas med projekt.

3.1.1 Identifierar, prioriterar och granskar framgångskriterier

Här ska du bedöma dina kunskap om, och din förmåga att arbeta med, projektets framgångskriterier. Formella kriterier handlar om projektets fastställda mål. De informella kriterier som projektets intressenter använder för att bedöma projektets framgång är också viktiga. Det kan till exempel handla om de verkliga skälen till att projektet startades, fick stöd eller stötta på hinder.

Exempel på tillämpning är att:

  • Identifiera och bedöma formella och informella framgångskriterier för projekt.
  • Utvärdera och prioritera framgångskriterier från var och en av de fem kompetenselementen inom kompetensområdet Perspektiv. Dessa fem element är: Strategi; Styrning, strukturer och processer; Efterlevnad, standarder och bestämmelser; Makt och inflytande samt Kultur och värderingar.