Nyckeln till ett framgångsrikt projekt handlar i mångt och mycket om att förstå sin omvärld. Att ha rikligt med kött på benen i form av data och information är väsentligt för att kunna bygga en stabil förstudie som i sin tur kan leda till ett framgångsrikt projekt. Ju mer samlad data som finns inför ett projekt, ju större är chansen att lyckas. Så ofta är det just här, i förstudien, som den största utmaningen ligger. Det gäller att våga lägga tid på och hitta verktyg att samla in all relevant data och information som behövs för att kunna bygga ett hållbart projekt. Här kan man även göra gott i att dra nytta av digitaliseringen, att använda verktyg som effektiviserar datainsamling och säkerställer tillgång till all den data som krävs för att ha en bra grund att ta beslut på – både vid prioritering av ett potentiellt kassakoprojekt eller för att snabbt prioritera bort en surdeg.

 

Utmaningar i projekt och förstudier

Håkan Borgstrand kom i början av 2021 ombord som projektledningskonsult på Arkatay med flera framgångsrika projekt i portföljen. Han är en senior konsult med mångårig och internationell erfarenhet av ledarskap, portföljstyrning och förändringsarbete, både från mindre tillväxtföretag och stora globala bolag. Håkans erfarenhet är att det ofta uppstår flaskhalsar under förstudien i projekten och att det kan vara svårt att komma vidare. Det kan vara otydligt vad projektet ska uppnå och vad som ska prioriteras när det gäller kundnytta. I många fall kan det leda till att projekt stoppas då det redan har kostat för mycket tid och pengar.

”Efter många års erfarenhet av projekt och portföljhantering i både startups, mindre bolag och multinationella bolag i Sverige och USA är min erfarenhet att framgångsrika produkt- samt tjänstelanseringar och förbättringar uppstår i ett tidigt skede, under förstudien i projekten. De bolag som har skapat transparens mellan funktioner, förståelse för kundnytta och där data är tillgänglig och pålitlig har ofta ett försprång mot konkurrenter på marknaden”, säger Håkan.

 

Helhetsperspektiv för lyckade projekt

Genom att prioritera rätt redan under förstudien bereder man en väg till att kunna driva ett framgångsrikt projekt, från start till mål. När man genomför en förstudie handlar det ofta om att göra en gedigen omvärldsanalys: att identifiera konkurrenters produktegenskaper, samla information om nyckelkunder, egna produkter, interna processer, identifiera var marknaden är på väg o.s.v. Den stora utmaningen ligger i att få tillgång till all den data man behöver – någonting som Håkan identifierat i ett flertal projekt genom sin karriär.

”Det är vanligt att företag kör på i projekt, utan att ha fullständig data och det är precis här faran är – projekt når då inte sin fullständiga kapacitet och bolaget uppnår inte konkurrensfördelar genom en tydlig målbild i projektet. Om man har möjlighet att samla relevant data som är aktuell, jämförelsebar och ger en 360-vy kommer det att skapa kundvärde – både ur ett ekonomiskt och hållbarhetsperspektiv. Om man inte fokuserar på hela bilden, leder detta vanligtvis till för mycket ”white space” i projektet vilket tar mycket tid och i längden kostar mycket pengar för bolaget”, säger Håkan.

 

Digitalisering som verktyg

Genom att dra nytta av digitaliseringen kan företag effektivisera datainsamling och säkerställa att de har tillgång till all den data som krävs för att ha en bra grund att ta beslut på. En studie från MIT visar att de bolag som lyckats bäst i digitaliseringen och transformeringen är mer lönsamma än de bolag med funktioner som arbetar i silon och där data är svårtillgänglig för att ta bra beslut. Flera framgångsrika bolag arbetar med Center of Excellence, ett slags delat service center som hanterar BI och rapporter, oftast drivna av lösningsarkitekter, BI-analytiker och dataspecialister. För att lyckas med att sätta upp en sådan avdelning och påbörja en förändringsresa är det en stor fördel att ha ett projektteam som leder och arbetar med flera funktioner och affärsområden, som kan synliggöra det totala affärsbehovet.

 
Förändringsresans effekter

Genom förändringsresan, med fokus på transformering och digitalisering, kan man se till att man har tillgång till all typ av data som behövs tidigt i projektet. Inte bara strukturerad data i datalager utan även data-sjöar med ostrukturerad data vilket möjliggör bättre machine learning och AI-projekt som blir mer och mer vanligt. Genom att ha tillgång till data från flera avdelningar, såsom försäljningsstatistik, betalningshistorik, kundbaser, produktegenskaper, produktionsdata samt annan kritisk mätdata får man en mycket bättre bild av vad man behöver för att framgångsrikt gå vidare i projektet. Dessutom öppnar det upp möjligheter att driva fler och mer lönsamma projekt framåt. När man förstår hela bilden har man större chans att ta snabbare och bättre affärsbeslut tidigt i projekten och det blir tydligare hur det kan ge kunden mervärde.

Håkan menar att genom att involvera referenskunder tidigt i konceptfas kan man säkerställa att den insamlade statistiska datan även representerar en kvalitativ empirisk bild av kundnyttan i produkten. ”Ett smidigt sätt är att använd molntjänster för att dela data med referenskunderna. Den typen av datainsamling är mycket värdefull för att säkerställa att kunder prioriteras korrekt. Idag, när hållbarhet blir allt viktigare är det väsentligt att ha samlad data och kunna dela med sig av den. Det leder till en transparens i hela värdekedjan, som är positivt både finansiellt och ur ett hållbarhetsperspektiv”, säger Håkan.

 
En lönsam resa

Genom digitalisering och transformering ökar alltså chansen till god datainsamling och ett ökat fokus på kundvärde. Som i sin tur leder till ett bra beslutsunderlag för att avgöra om ett projekt bör prioriteras eller inte. I längden leder det inte bara till bättre projekt- och portföljstyrning utan även ökad lönsamhet.

”Det är viktigt att fråga sig var man som bolag befinner sig i den digitala förändringsresan idag, och var vill vi vara imorgon. Vad gör man idag för att komma dit och därmed bereda en väg för att lansera flera lönsamma och hållbara teknologiprojekt”, avslutar Håkan.

Kontakta Håkan om ni vill prata vidare om hur digitalisering och portföljstyrning kan leda till ett ökat kundvärde.

 

 

Håkan Borgstrand, Projektledningskonsult

Email: hakan.borgstrand@arkatay.com
Telefon: +46 (0) 760-359111