Nyckeln till ett framgångsrikt projekt handlar i mångt och mycket om att förstå sin omvärld. Att ha rikligt med kött på benen i form av data och information är väsentligt för att kunna bygga en stabil förstudie som i sin tur kan leda till ett framgångsrikt projekt. Ju mer samlad data som finns inför ett projekt, ju större är chansen att lyckas. Så ofta är det just här, i förstudien, som den största utmaningen ligger. Det gäller att våga lägga tid på och hitta verktyg att samla in all relevant data och information som behövs för att kunna bygga ett hållbart projekt. Här kan man även göra gott i att dra nytta av digitaliseringen, att använda verktyg som effektiviserar datainsamling och säkerställer tillgång till all den data som krävs för att ha en bra grund att ta beslut på – både vid prioritering av ett potentiellt kassakoprojekt eller för att snabbt prioritera bort en surdeg.

 

Utmaningar i projekt och förstudier

Håkan Borgstrand kom i början av 2021 ombord som projektledningskonsult på Arkatay med flera framgångsrika projekt i portföljen. Han är en senior konsult med mångårig och internationell erfarenhet av ledarskap, portföljstyrning och förändringsarbete, både från mindre tillväxtföretag och stora globala bolag. Håkans erfarenhet är att det ofta uppstår flaskhalsar under förstudien i projekten och att det kan vara svårt att komma vidare. Det kan vara otydligt vad projektet ska uppnå och vad som ska prioriteras när det gäller kundnytta. I många fall kan det leda till att projekt stoppas då det redan har kostat för mycket tid och pengar.

”Efter många års erfarenhet av projekt och portföljhantering i både startups, mindre bolag och multinationella bolag i Sverige och USA är min erfarenhet att framgångsrika produkt- samt tjänstelanseringar och förbättringar uppstår i ett tidigt skede, under förstudien i projekten. De bolag som har skapat transparens mellan funktioner, förståelse för kundnytta och där data är tillgänglig och pålitlig har ofta ett försprång mot konkurrenter på marknaden”, säger Håkan.

 

Helhetsperspektiv för lyckade projekt

Genom att prioritera rätt redan under förstudien bereder man en väg till att kunna driva ett framgångsrikt projekt, från start till mål. När man genomför en förstudie handlar det ofta om att göra en gedigen omvärldsanalys: att identifiera konkurrenters produktegenskaper, samla information om nyckelkunder, egna produkter, interna processer, identifiera var marknaden är på väg o.s.v. Den stora utmaningen ligger i att få tillgång till all den data man behöver – någonting som Håkan identifierat i ett flertal projekt genom sin karriär.

”Det är vanligt att företag kör på i projekt, utan att ha fullständig data och det är precis här faran är – projekt når då inte sin fullständiga kapacitet och bolaget uppnår inte konkurrensfördelar genom en tydlig målbild i projektet. Om man har möjlighet att samla relevant data som är aktuell, jämförelsebar och ger en 360-vy kommer det att skapa kundvärde – både ur ett ekonomiskt och hållbarhetsperspektiv. Om man inte fokuserar på hela bilden, leder detta vanligtvis till för mycket ”white space” i projektet vilket tar mycket tid och i längden kostar mycket pengar för bolaget”, säger Håkan.

 

Digitalisering som verktyg

Genom att dra nytta av digitaliseringen kan företag effektivisera datainsamling och säkerställa att de har tillgång till all den data som krävs för att ha en bra grund att ta beslut på. En studie från MIT visar att de bolag som lyckats bäst i digitaliseringen och transformeringen är mer lönsamma än de bolag med funktioner som arbetar i