Känner du igen dig i den här situationen?

Du är chef och medlem i ledningsgruppen i ditt företag och ni har tagit beslut att investera i ett projekt med en budget på många miljoner. Syftet med projektet är att ta fram en ny version av en av företagets mest populära produkter, som börjar halka efter i den tekniska utvecklingen och därmed riskerar att tappa i försäljning. Du har tagit på dig rollen som beställare i projektet som anses vara kritiskt för att verksamheten ska klara av att leverera enligt strategin för de kommande åren.

I den situationen känner du säkert igen ett eller flera av följande citat:

  • Det är höga krav från VD:n och försäljningschefen att projektet ska vara genomfört före sommaren och leverera det som krävs för att produktionen av den nya modellen ska kunna starta under hösten.
  • Projektet är komplext och det behövs kompetenser från flera håll inom bolaget och även från experter hos de viktigaste leverantörerna.
  • Du har bestämt dig för att en av de anställda ska ansvara för att driva projektet. Personen i fråga drivande och intresserad men har inte drivit så här stora projekt tidigare.
  • Du vill vara extra noga att projektet drivs professionellt, exempelvis förstår och planerar för allt som ska levereras, arbetar proaktivt med risker och kommunicerar med alla berörda.
  • Din egen arbetsbörda är egentligen alldeles för hög och du tror inte att du kommer att klara av att lägga ned den tid som krävs för att du själv ska säkra att projektet leds på ett professionellt sätt.

Allt detta är vanliga situationer för chefer i verksamheter inte bara i Sverige utan i stora delar av världen.

Så du står inför följande:

  • För det första, du har rollen som beställare i projektet och därmed är du ansvarig för att projektets framgång – med stöd av övriga personer som du har utsett att vara del av projektets styrgrupp.
  • För det andra, du har ett ansvar i din roll som beställare att projektet drivs på ett professionellt sätt. Ett etablerat namn för det här ansvaret är Projektsäkring (Project assurance på engelska).

Du kan ta ansvar för Projektsäkring själv, eller du kan anlita en person för att ta ansvaret. Det viktiga i sammanhanget är vad syftet är och vad förväntas av den som tar ansvar för Projektsäkring i projektet. 

Projektsäkring syftar till att säkra att projektets intressen uppfylls på bästa sätt, genom att granska och kontinuerligt förbättra alla aspekter av projektledningen. Rollen blir styrgruppens ögon och öron i projektet.

En person som tar ansvar för Projektsäkring gör följande:

  • Säkerställer att projektet implementerar effektiva rutiner och strukturer för styrning och kontroll.
  • Utmanar och utvecklar befintliga arbetssätt i enlighet med god praxis.
  • Stöttar, utbildar och coachar projektledaren för att öka prestationen.
  • Säkerställer att projektet följer överenskomna standarder och metoder.

Det här är viktigt:

  • Var tydlig med förväntningar på den person som ta rollen Projektsäkring. En grundregel är att den som jobbar med projektsäkring ska rapportera till styrgruppen i projektet, alltså inte vara styrd av projektledaren i sina uppgifter.
  • Var noga med att anlita rätt person – den som tar ansvar för Projektsäkring bör vara kunnig i projektmetodiker, ha ett coachande förhållningssätt och ha egen erfarenhet av att arbeta i projekt av olika storlek och i olika miljöer.

Jan Raaschou

Projektledningskonsult och Vice VD

Jan har en mycket hög ambitionsnivå i det han företar sig. Han skapar ett förtroende genom att sätta tydliga mål och hålla det han lovar. Genom sin långa och breda erfarenhet har Jan skapat en förmåga att se helheten och affären i både projekt och löpande samarbeten. Han har en mycket god kommunikativ förmåga, hög social kompetens och har en vana att arbeta både med ledningsgrupper och personer i specialistroller.