För att en implementering av ett nytt eller uppdaterat affärssystem ska bli lyckad krävs förståelse för komplexiteten i organisationen, dess struktur och kultur. Ett affärssystemprojekt kombinerar i princip alltid tekniska leverabler med omfattande verksamhetsförändring. Utan denna förståelse kan genomtänkta beslut inte fattas och arbetet blir utan framgång.
Men vad kommer först – processförändringarna eller teknikutvecklingen? Ska vi lägga krutet på att utforma det mest effektiva arbetssättet och låta systemet stödja det fullt ut, eller ska vi anpassa våra processer för att bättre dra nytta av de möjligheter det nya systemet kan ge oss? Vägen till framgång ligger väl, som oftast, någonstans i gråzonen mellan de två.
Ett vanligt fenomen i ett systembyte är att man upptäcker att organisationen inte har implementerat processer så som projektet har förutsatt. Olika avdelningar arbetar på olika sätt och de dokumenterade arbetssätten skiljer sig från de faktiska. Systemskiftet är ett lysande tillfälle att standardisera och minimera icke värdeskapande arbetsmoment – men vi underskattar hur mycket kraft som krävs för att uppnå det idealiska flödet och vi överskattar effekterna det ska ge oss.
Så vad bör vi göra?
Hitta ett effektivt sätt att analysera befintliga processer.
Lägg kraften på att förstå det faktiska nuläget och modellera förändringen utifrån det. Skilj på det som är nödvändigt och det som är trevligt att ha – på så vis undviker du att klivet blir för stort.
Försök inte tala för användarna – involvera dem.
Snarare än att göra antaganden och tala om arbetssätt, observera och studera hur verksamheten faktiskt arbetar. Fördjupa dig i processutveckling och design thinking, där finns gott om metoder att använda sig av för att undvika felaktiga antaganden och prioriteringar.
Praktisera systematisk förändringsledning projektet igenom.
Och glöm inte bort projektets beställare och ledningen för verksamheten. Säkerställ att projektet betraktas som ett affärskritiskt, strategiskt projekt som kräver förändrade beteenden i hela organisationen.
Planera för kontinuerlig och aktiv intressenthantering.
Vår erfarenhet är att det ofta behövs fler aktiviteter och mer tid för att engagera och kommunicera med intressenter än vad många tror när projektet startas upp. I projekt med tekniska leverabler uppstår inte sällan extra kommunikationssvårigheter och stora behov av att hantera förväntningar. Räkna med att det kommer krävas goda tolkar i gränssnittet mellan teknik och affär.
Affärssystem?
Kärt barn har många namn. Vi använder begreppet affärssystem eller ERP (Enterprise Resource Planning) för att tala om verksamhetens kritiska, övergripande systemstöd. Det kan vara ett stort system eller flera produkter som samverkar. Ofta bidrar de till förbättringar och behov av förändringar i organisationens processer och arbetssätt.