Digitaliseringen i kombination med ny teknik gör det ännu viktigare för företag att vara responsiva och snabbt kunna förändra sin verksamhet. Vi tittar närmare på en central komponent för att lyckas förändra och effektivisera sin organisation: affärssystemet. Hur kan vi hantera ett affärsystemprojekt på bästa möjliga sätt?

För att drömmen om ett smärtfritt systembyte ska bli sann krävs ett starkt samarbete mellan linjeorganisation och projekt.  Det finns många komponenter som gör en implementering av affärssystem lyckad – men vad är viktigast att göra riktigt väl? Enligt vår erfarenhet finns det fyra saker att fokusera ordentligt på för att grunda för framgång:

Bygg upp och förvalta viljan till att förändra

Resan mot ett nytt affärssystem börjar redan innan implementeringen – den börjar när organisationen inser vilka möjligheter ett nytt affärssystem kan bidra med. Då arbetas entusiasm och engagemang fram, nödvändiga för att kunna styra mot ännu större framgångar. Viljan vaknar inte över bara ett möte – det är en process som pågår under hela projektets förlopp att förstå och ta hand om intressenternas engagemang i förändringen.

Underskatta inte komplexiteten

För att en implementering av ett nytt eller uppdaterat affärssystem ska bli lyckad krävs förståelse för komplexiteten i organisationen och dess struktur. Ett affärssystemprojekt kombinerar i princip alltid tekniska leverabler med omfattande verksamhetsförändring. Utan denna förståelse kan genomtänkta beslut inte fattas och arbetet blir utan framgång. Förståelsen för det komplexa är viktig då förändringen som sker i samband med byte av system har stor inverkan på hur arbetet kommer att bedrivas i framtiden.

Fuska inte med förstudien

Bakom varje lyckad implementation finns en grundlig förstudie. Den underlättar för att få ett helhetsgrepp över hur processen kommer att gå till, ger ett klart och realistiskt mål och tydliga riktlinjer för hur det ska uppnås. I en grundlig förstudie ingår också en uppskattning på tid och kostnad och en riskanalys, noggrant framtagen för att på bästa sätt kunna eliminera problem med rätt medel. Utifrån förstudien kan projektet analysera organisationens behov för att sedan kunna matcha rätt affärssystem med behoven.

Bakom varje lyckat projekt finns en kompetent projektledare – välj rätt person

Det viktigaste som en projektledare kan bidra med är att hantera affärssystemprojektets specifika komplexitet genom att förstå organisationens struktur och kunna inspirera till förändring, samtidigt som de tekniska vägvalen inte underskattas. Detta är förmågor som är speciellt utmärkande för en kompetent projektledare inom affärssystem. Kombinerar man dessa kvalitéer tillsammans med allmänna projektledningskunskaper har du hittat rätt projektledare för förändringsarbetet inom ERP.

Affärssystem?

Kärt barn har många namn. Vi använder begreppet affärssystem eller ERP (Enterprise Resource Planning) för att tala om verksamhetens kritiska, övergripande systemstöd. Det kan vara ett stort system eller flera produkter som samverkar. Ofta bidrar de till förbättringar och behov av förändringar i organisationens processer och arbetssätt.