Det är vanligt att man väntar med utvärdering av lärdomar till slutet av ett projekt. I agila projekt ser man däremot över arbetssätten löpande, genom regelbundna ”retrospectives”.

Genom att väva in kontinuerlig lärdomshantering i sitt projekt blir lärdomar inte bara någonting som andra ska ta hand om, utan någonting som man konkret kan ändra för att bli mer effektiv i pågående projekt. Det här är värt att ta efter och man bör därför lägga tid och energi på att kontinuerligt fånga upp lärdomar och implementera förbättringar som gör teamets arbete ännu mer effektivt.

Precis som agila arbetssätt har PRINCE2 en hel del bra verktyg för att säkerställa ett kontinuerligt lärande. Bland annat innehåller alla rapporter ett valfritt stycke ”Lessons Report”, där man kan beskriva vad man lärt sig under den perioden. Planer innehåller en rubrik ”Lessons Incorporated”, där man kan beskriva vilka lärdomar man applicerat. Dessutom finns en ”Lessons Log”, där man löpande kan dokumentera lärdomar man gör i sitt projekt. Allt knyts ihop av en av de sju principerna, ”learn from experience”, som vägleder projektledaren i sitt projektarbete.

Oavsett vilken metod eller vilka verktyg man väljer att använda i sitt projekt bör man säkerställa att man:
1. Fångar upp lärdomar från andra projekt
2. Fångar upp lärdomar från detta projekt
3. Applicerar lärdomar på projektet
4. För vidare lärdomar till organisationen

Uppfyller man dessa fyra punkter, så har man kommit en lång bit på vägen för att bli en lärande organisation, vilket gör att man undviker upprepningar av misstag, effektiviserar sitt arbetssätt och kan till och med innebära en viss form av standardisering underifrån. Vänta inte till nästa projekt – arbetet med lärdomar kan förbättras när som helst under ett projekt!

 

Klas Skogmar

Projektledningskonsult och utbildare

Klas Skogmar är en Executive MBA, PMP-certifierad projektledare och managementkonsult med lång erfarenhet av både mjukvaru- och verksamhetsutveckling. Klas specialiserar sig på hantering av processer och förändringar och har erfarenhet från stora organisationer inom såväl privat som offentlig sektor. Klas är en global volontär inom PMI och är en del av svenska ISO-kommittén för standardisering av projekt-, program-, och portföljhantering. Som partner i Arkatay (ett PMI R.E.P.-bolag) har Klas tagit fram många utbildningar och håller regelbundet kurser och seminarier för publik upp till 500 personer.